Каталог
Меню

Как правильно подготовить и провести выставку

Как правильно подготовить и провести выставку

Для того чтобы все прошло на высшем уровне, необходимо не только принимать активное участие во время проведения выставки, но и грамотно подготовиться к самому мероприятию. Для этого необходимо следовать определенным инструкциям. Как правильно подготовиться к выставке, читайте ниже.
 

Определите четкие цели, которых вы хотите добиться при проведении выставочного мероприятия: продемонстрировать новую продукцию компании; продвинуть бренд; улучшить имидж компании; провести рекламную кампанию фирмы и продукта; изучить рынки сбыта; найти региональных дилеров; изучить конкурентную продукцию. Распишите по пунктам шаги, которые необходимо сделать, чтобы подготовиться к мероприятию: просчитайте возможные затраты; подготовьте макет оформления стенда; определитесь с тем, какая продукция будет представлена на стенде; соберите рекламные буклеты и другие материалы; проведите дополнительные тренинги с персоналом о том, как вести себя на выставке и как общаться с клиентами.
 

Рекомендация!

 
Назначьте одно или несколько ответственных лиц за проведение выставки. Распределите между ними обязанности. Так вы всегда будете в курсе того, как идет подготовка к мероприятию.
 
Затраты на выставку можно разделить на два вида:
 
- прямые затраты, которые включают в себя регистрационный взнос за участие, оплата выставочной площади, размещение дополнительного оборудования;
 
- косвенные затраты включают в себя командировочные и представительские затраты персонала; оплата проживания и билетов к месту проведения; проведение рекламных мероприятия на местах; изготовление рекламной продукции; подготовка стенда.
 
Направьте в организацию, которая занимается проведением выставки свою заявку. В ней должна быть указана информация о площади, необходимой для вашего стенда; где стенд должен находиться и его конфигурация. Для этого рекомендуем, если это возможно, заранее ознакомиться с тем, где будут находиться стенды конкурентов, а также тех, кто занимает лидирующие позиции. Ваш стенд должен быть виден потенциальным клиентам. Постарайтесь разместить его рядом со входом. Если это место занять не удалось, изучите основные потоки движения и расположите стенд по ходу потока.
 
По размерам стенда также возможны несколько вариантов:
 
- если вы не планируете, чтобы посетители заходили внутрь стенда, то тогда лучше сделать упор на его ширину;
 
- если посетителям потребуется заглянуть внутрь стенда, чтобы ознакомиться с оборудованием, или попасть в переговорную, то делайте упор на глубину;
 
- угловые стенды позволят разместить презентационные материалы и товары на двух сторонах.
 
Но в погоне за количеством, многие забывают о качестве. Подумайте, как необычно и запоминающееся оформить стенд. Подберите интересные выставочные образцы. Сделайте так, чтобы посетитель запомнил ваш стенд. У него сложилось приятное впечатление о компании.
 
Определитесь с количеством и габаритами продукции, которая будет представлена на стенде. В этом вам помогут несколько правил:

  • Выбирайте товары, которые подойдут целевой группе, принимающей участие в выставке;
 
  • Большая часть товаров должна быть рабочей;
 
  • Товары должны соответствовать тематике мероприятия;
 
  • Не заставляйте все пространство стенда.
 
  • Должно остаться место для прохода.
 
  • Разработайте макет стенда, и составьте план размещения продукции.

 
 

Стенд делиться на 3 зоны: выставочная зона, переговорная, зона отдыха.

 
Составляя план зоны выставочного стенда, учитывайте несколько моментов. Во-первых, сотрудники компании, которые будут работать на выставке, не должны закрывать обзор вашей продукции. Товары должны быть хорошо видны основному потоку посетителей. Если вы планируете представить новый или самый популярный продукт в линейке, то он должен разместиться на самом видном месте стенда. Не забудьте продумать места под розетки для подключения оборудования. Выделите места для витрин, тумб и полок. Очертите зоны, где будут располагаться рекламные материалы.
 
Оформление стенда. Пожалуй, одна из самых сложных, но при этом важных задач. Правильно оформленный стенд привлечет внимание потенциальных клиентов, а также заявит о статусе компании. Он должен быть выдержан в одной стилистике.
 

Посетители выставки рассматривают стенды в несколько этапов.

 
1 этап – с большого расстояния.
 
Делайте акцент на визуальное оформление. Используйте объемные конструкции, логотипы, плакаты и др. для привлечения внимания;
 
2 этап – со среднего расстояния.
 
Сделайте фасад стенда так, чтобы он привлекал внимание. Можно использовать телевизоры, экраны, табло или статические цветные изображения.
 
3 этап – с близкого расстояния.
 
Обязательно разместите название и логотип компании. Добавьте различные элементы в оформлении, которые могут привлечь внимание.
 

Рекомендация!

 
Рекламные материалы лучше разделить на несколько категория. Одна часть должна привлекать внимание случайных посетителей выставки. Вторая часть должна быть специализированной и ориентироваться на потенциального клиента.
 
Проведение рекламных мероприятий перед выставкой нацелено на привлечение клиентов к вашему стенду. Продумайте рекламные кампании, которые вы хотите провести перед мероприятием и сообщите о них организаторам выставки. Чаще всего, каждая выставка сопровождается каталогом с кратким анонсом запланированных мероприятий, списком компаний участников и различными статьями. Подайте организаторам сведения для публикации в журнале. Проведите самостоятельную рассылку электронных писем по вашей базе клиентов. Определите, кто из сотрудников компании будет работать на выставке. Если она проходит несколько дней, то составьте график работы на мероприятии. Обязательно учитывайте время отдыха для каждого сотрудника, но при этом без ущерба для самого стенда.
 
Подбирая персонал для выставки, обращайте внимание на такие качества, как коммуникабельность, умение быстро вступать в контакт, терпение, высокий профессионализм и обязательно хорошее знание продукции, представленной на стенде.
 
Организуйте необычную и интересную работу с посетителями стенда, чтобы они задержались на стенде подольше, и вы смогли выяснить у них все вопросы. Для привлечения внимания можно организовать лотерею, расставить сувенирную продукцию. Транслируйте на экраны презентации, записи выступлений профильных специалистов. Не забывайте регистрировать посетителей стенда. Попросите заполнить анкету или возьмите визитку. Это поможет определить, насколько эффективно было проведено выставочное мероприятие.
 

Важно!

 
Контакты, которые были получены во время проведения выставки, должны быть отработаны в ближайшие несколько дней после ее окончания.
 
По окончании выставочного мероприятия проведите собрание с сотрудниками, которые принимали участие в мероприятии. Послушайте их отзывы, обсудите организацию стенда. Такие собрания дают возможность полностью оценить все мероприятие, внести корректировки и учесть все моменты для успешного проведения других выставок.
 

Важно помнить!

 
Выставка не заканчивается после ее окончания. Правильная обработка контактов будет приносить вам плоды еще долгое время.

 

Вернуться к списку
Корзина товаров